Cuando sientes que tienes mil cosas por hacer y te abruman, puede ser fácil perder el rumbo. Sin una técnica de priorización efectiva, el trabajo puede volverse un caos, y eso termina afectando no solo tu productividad, sino también tu bienestar. Afortunadamente, hay herramientas que te pueden ayudar a organizar tus tareas de manera más eficiente. En este artículo, te voy a hablar de las 3 mejores técnicas de priorización que puedes implementar tanto si trabajas solo como si formas parte de un equipo.
¿Por qué la priorización es clave en tu trabajo?
La priorización de tareas no solo te ayuda a tomar decisiones más rápidas, sino que también reduce el estrés y mejora tu desempeño. Si no tienes claro qué hacer primero, puedes terminar haciendo cosas menos importantes o perdiendo tiempo en distracciones. Implementar una técnica de priorización en tu rutina diaria te va a ayudar a:
- Gestionar mejor tu tiempo.
- Bajar el nivel de estrés.
- Aumentar tu productividad.
- Mejorar tu toma de decisiones.
Lo importante aquí es que encuentres la técnica que más te funcione a ti, para que puedas mejorar tu día a día.
1. La matriz de Eisenhower
La matriz de Eisenhower es una técnica que popularizó Dwight D. Eisenhower, el presidente de los Estados Unidos. Su idea era simple: hacer una distinción clara entre lo que es urgente y lo que es importante. La clave es entender que no todo lo urgente es importante, y no todo lo importante es urgente.
Cuadrantes de la Matriz de Eisenhower:
- Cuadrante I Hacer: Las tareas críticas que tienes que hacer de inmediato y que si no se hacen afecta tus objetivos.
- Cuadrante II Programar: Las tareas que no son urgentes, pero afectan directamente tus objetivos y se deben programar.
- Cuadrante III Delegar: Las tareas que se necesitan hacer de inmediato, pero no tienen tanto impacto en tus objetivos a largo plazo, se pueden delegar.
- Cuadrante IV Eliminar: Tareas que, francamente, no te sirven de nada.
La Matriz de Eisenhower me parece ideal para manejar las tareas diarias de forma individual. Es simple y súper práctica porque te ayuda a decidir rápido qué hacer, qué programar, qué delegar y qué eliminar.
¿Por qué funciona tan bien en el día a día?
✅ Es fácil de usar, sin necesidad de herramientas complicadas.
✅ Te enfoca en lo que realmente importa y no solo en lo urgente.
✅ Evita que pierdas tiempo en cosas innecesarias y mejora tu productividad.
2. Principio de Pareto (80/20)
¿Sabías que el 80% de los resultados provienen del 20% de las actividades? Eso es lo que nos dice el Principio de Pareto, una teoría formulada por el economista y sociólogo italiano Vilfredo Pareto. Este principio es ideal cuando tienes mil cosas que hacer y necesitas centrarte en lo que realmente te dará resultados.
Este principio lo aplico en el trabajo de la siguiente manera:
- Gestión de tareas: Identifico cuáles son las actividades que realmente generan valor y me enfoco en ellas primero.
- Liderazgo y delegación: Delego aquellas tareas repetitivas o de menor impacto para concentrarme en las estratégicas.
- Productividad: En lugar de llenar mi día con reuniones y pendientes poco importantes, trato de identificar cuáles realmente afectan los resultados del equipo o la empresa.
Si identifico ese 20% de acciones que generan el 80% del impacto en mi trabajo, puedo enfocarme en ellas y no perder tiempo en lo que realmente no suma mucho y poder enfocarse en lo que realmente hace avanzar el proyecto.
3. Método MoSCoW
El método de MoSCoW fue desarrollada por Dai Clegg en la década de 1990 mientras trabajaba en Oracle como consultor de desarrollo de software. Su objetivo era ayudar a los equipos a priorizar requerimientos de manera clara y efectiva dentro de proyectos de desarrollo ágil.
El nombre MoSCoW proviene de las iniciales de las cuatro categorías en las que se clasifican los elementos según su importancia:
- Must Have (Debe tenerse): Son los requerimientos esenciales. Si falta algo de esta categoría, el proyecto no puede funcionar correctamente. Cuando defino requerimientos, siempre empiezo por estos.
- Should Have (Debería tenerse): Son importantes, pero el proyecto sigue funcionando sin ellos. Si hay tiempo y recursos, se incluyen. Suelen ser mejoras o funciones que hacen más eficiente el trabajo.
- Could Have (Podría tenerse): Son detalles que estarían bien, pero no afectan demasiado si no se incluyen en esta fase. Suelen quedar como pendientes para una iteración futura.
- Won’t Have (No se tendrá por ahora): Son cosas que se descartan en esta versión del proyecto. No significa que nunca se harán, pero por ahora no son prioridad. A veces me encuentro con solicitudes que suenan interesantes, pero si no encajan en los objetivos inmediatos, las dejo en esta categoría.
Esta técnica me ha funcionado muy bien en proyectos de software porque ayuda a alinear expectativas entre los equipos de desarrollo, producto y clientes. Además, evita que nos desviemos del enfoque principal y optimiza el uso de recursos.
Conclusión: Prioriza y haz que tu trabajo fluya
Al final, la clave está en tener un plan claro para gestionar tus tareas. No importa si trabajas solo o en equipo, las técnicas de priorización te van a permitir gestionar tu tiempo, reducir el estrés y ser mucho más productivo. Te invito a que pruebes estas técnicas y encuentres la que más se ajuste a tu forma de trabajar. Verás cómo tu día laboral mejora.